Evden Çalışan Şirketlerin Gözdesi ‘Asana’ Nasıl Kullanılır?

4
4
2
1
0
Malum koronavirüs salgını nedeniyle mümkün olan tüm sektörlerde evden çalışma sistemine geçildi. Birbirine uzak ekip üyelerinin koordine olmaları için pek çok uygulama var. Peki uzaktan çalışma yaparken ekiplerin organize olmalarını, görev ve iş paylaşımı yapmalarını sağlayan Asana nasıl kullanılır?

Mümkün olan tüm sektörler, artık evden çalışma sistemine geçiş yaptılar. Koronavirüs salgını sona erse de pek çok sektöre uzaktan çalışma sistemlerine yapılan bu hızlı geçiş, salgın sonrasında da devam edebilir. Hal böyle olunca uzaktan çalışma deneyimi bulunmayan şirketler, ekiplerin organizasyonları kontrol etmekte zorlanıyorlar. Asana uygulaması ise şirketileri bu sorundan kurtarıyor.

Her işi kolay bir şekilde organize edebilmenizi sağlayan ve takım çalışmalarını kolay bir şekilde atlatabilmenize olanak veren Asana nedir ve nasıl kullanılır gibi soruların yanıtlarını verdik. Evden çalışma hayatında her şeyi daha da kolaylaştırmak için yazımıza detaylıca göz atmanızı tavsiye ederiz.

Asana nedir?

Asana

Asana, takım çalışmalarında takımların iş takibine yardımcı olmak için tasarlanmış bir tarayıcı hizmeti ve mobil uygulamadır. Basitçe bir proje yönetim uygulaması olan Asana, özellikle takım liderlerinin diğer takım üyelerine görev verebilmesini, gerekli işleri kategori edilmiş şekilde tutabilmesini ve proje elemanlarını hızlıca bilgilendirmesini sağlayarak büyük bir kolaylık sağlıyor.

Asana nasıl indirilir?

Proje yönetimini kolayca yapabilmenizi sağlayan Asana’nın bilgisayar platformu için kendi başına bir uygulaması bulunmuyor ve programa internet tarayıcısı üzerinden ulaşılabiliyor. Buraya tıklayarak Asana’nın internet sitesine gidebilirsiniz. Bilgisayar için kendi uygulaması bulunmuyor olsa da Asana’nın hem iOS hem de Android için uygulamaları bulunuyor.

Asana Android - iOS indir:

Asana’nın Android ve iOS indirme bağlantılarına buradan erişebilirsiniz. Hem Android hem de iOS kullanıcıları tarafından oldukça sevilen Asana’nın Google Play Store üzerinde 1 milyonu aşkın yükleme sayısı bulunuyor ve uygulamanın puanı 5 üzerinden 4,6. iOS kullanıcıları tarafından da sevilen uygulamanın puanı 5 üzerinden 4,7.

Asana için işe yarar ipuçları:

  • Yapılacaklar listenizi “My Tasks” sekmesi altında görün
  • Takım arkadaşlarınızı, görevleri ya da projeleri etiketleyin
  • Görevleri farklı projelere yayın
  • Görev sürelerini ve başlangıç tarihlerini belirleyin
  • Renkleri kullanarak işinizi kolaylaştırın
  • Takımınıza Asana’yı nasıl kullanmaları gerektiğini belirtin

Yapılacaklar listenizi “My Tasks” sekmesi altında görün

Gerek takım çalışmaları olsun gerek bireysel işler olsun o gün neler yapmanız gerektiğini unutmamak çok önemlidir. Eğer yapmanız gereken görevi aksatırsanız veya daha sonraya bırakırsanız, işler istenmeyen yerlere gelebilir. Asana, bu durumun önüne geçmek için My Tasks isimli sekmeyi kullanıma sunuyor.

İş arkadaşınızın veya takım liderinizin size verdiği görevin ne olduğunu unutmamak ve bugün ne yapmanız gerektiğini kolayca görebilmek için Asana’da bulunan “My Tasks” sekmesini kullanabilirsiniz. Bu bölüm, size verilen her görevi sizler için topluyor. Bu bölümde aynı zamanda görevlerinizi tamamlanmış, yakında yapılacak ve son yapılma tarihine göre de sıralayabiliyorsunuz.

Takım arkadaşlarınızı, görevleri ya da projeleri etiketleyin

Asana

Takım arkadaşlarınızın dikkatini bir görev üzerinde çekmek istiyorsanız, onları başka bir göreve yönlendirmek veya bir proje paylaşmak istiyorsanız, Asana’nın etiketleme özelliğini kullanabilirsiniz. Böyle bir durumda @ simgesini yazdıktan sonra kişinin, görevin veya projenin ismini yazarak takım arkadaşlarınızın dikkatini dilediğiniz şekilde çekebilirsiniz. Bu şekilde herkesin durumdan haberdar olduğuna emin olabilirsiniz.

Görevleri farklı projelere yayın

Eğer bir takım lideriyseniz, aynı görevi farklı proje elemanlarının yapmasını isteyebilirsiniz. Bu tarz bir durumda görevleri çoğaltarak bir görev kalabalığı yaratmak yerine Asana’da belirli bir görevi iki farklı projeye ekleyebiliyorsunuz. Bu şekilde iş ve güncellemeler aynı yerde izlenebiliyor ancak diğer paydaşlar da kendi projelerinde güncellemeleri görebilirler.

Görev sürelerini ve başlangıç tarihlerini belirleyin

Bir göreviniz olduğunda veya birilerine bir görev verdiğinizde bunun en son yapılması gereken tarihi genellikle belirtilmiş olur. Böyle bir durumda son yapılma tarihi belli olsa da görevler çoğu zaman ya son ana bırakılır ya da “Yapılacak çok uzun zaman var zaten” diyip bir kenara atılabilir.

Bunun gibi durumlarla karşı karşıya kalmamak için Asana’da görevlere belirli süreler atayabiliyorsunuz ve görevlerin başlangıç tarihlerini belirleyebiliyorsunuz. Bu şekilde ekibinizde herhangi birinin görevi son dakikalara bırakma ve görevi aksatma riski de önemli ölçüde azaltılmış oluyor.

Renkleri kullanarak işinizi kolaylaştırın

Asana, yapmanız gereken görevleri hatırlamak için masanızı yapışkan notlarla donatarak yer bırakmamanızı engelliyor olsa da bu durum renkleri iş hayatınızdan çıkarmanız gerektiği anlamına gelmiyor. Tam aksine, çalışmalarınızı organize etmenize yardımcı olacak birçok renk seçeneği bulunuyor. Proje türü veya durumu gibi olayları renklere atayabilir ve bunları projelere ekleyebilirsiniz. Bu durumda hem siz hem de takım arkadaşlarınızın yalnızca renklere bakarak projeyle ilgili bilgi sahibi olabilmesini sağlar.

Takımınıza Asana’yı nasıl kullanmaları gerektiğini belirtin

Bir ekip çalışması söz konusuysa bu çalışmanın bazı kuralları olmalıdır, aksi takdirde işler çığrından çıkabilir ve istenmeyen sonuçlar olabilir. Asana gibi organizasyon uygulamalarında eğer belirli kurallar belirlemezseniz neyin ne olduğunu anlamak için fazla uğraşırsınız, bu da zaman kaybı demektir.

Üzerinde çalıştığınız işe göre en doğru kuralları belirlemek hem zaman hem de verimlilik açısından iyi olacaktır. Bunun için ekibinizle bir toplantı düzenleyip Asana’yı kullanırken nelere dikkat etmelerini istediğinizi belirtebilir ve nasıl iletişim kurulacağını açıklayabilirsiniz. Ekibinize Asana kullanırken dikkat etmeleri gerektiğini belirtebileceğiniz bazı noktalar şunlardır:

  • Bir görev atanmadan önce hangi bilgiler gereklidir?
  • Güncellemeleri nasıl paylaşacaksınız?
  • Projeleri kim oluşturur ve kim yönetir?
  • Asana ile birlikte e-posta ve sohbet yazılımlarını nasıl kullanacaksınız?

Her işi organize etmenizi fazlasıyla kolaylaştıracak uygulama Asana’yı sizlere tanıttığımız yazımızın sonuna geldik. Eğer daha önce Asana’yı kullandıysanız ve sizlerin de vermek istediği taktikler varsa bunları yorumlar kısmında bizlerle paylaşmayı unutmayın. Bu ve bunun gibi bilgilendirici yazılarımızın devamı gelecek, kaçırmamak için bizleri takipte kalın.

4
4
2
1
0
Emoji İle Tepki Ver
4
4
2
1
0